Rendezvényszervezés

Mindamellett, hogy az Atlantis Child Kft-nél trénerként dolgozom, rendezvényszervező is vagyok. Mondhatni, hogy a kettő nagyon közel áll egymáshoz. Fontos a problémamegoldó képesség és a helyzethez való alkalmazkodás.

Hamarosan mondhatom, hogy végzettségemet tekintve művelődésszervező vagyok, ám ehhez még fél évet kell várnom. Ellenben gyakorlatban már 2 éve rendezvényszervező vagyok, így tapasztalattal bőven rendelkezem.

Egy rendezvényszervezőnél sok fontos szempont van, határozott elképzelésemnek kell hogy legyen a rendezvénnyel kapcsolatban, minimum egy vagy két lépéssel mindenkinél előrébb kell járnom, szükség van még türelemre és jó kommunikációra természetesen az összeszedettség a legfontosabb. Mindig van egy pont bármilyen rendezvénynél, amikor eluralkodik a teljes káosz, na ezt egy rendezvényszervező nem engedheti meg magának, kézben kell tartani minden lépést. Különböző rendezvények vannak, a nehézség nem a létszámtól függ, hanem a rendezvény típusától.

A rendezvényszervezésnek több összetett lépése van. Az elején kezdődik a partnerrel való találkozással és a rendezvény teljes körű megbeszélése, mi az elképzelése és mit vár el a rendezvénytől. Majd a csapat összeül és ötletel, összeállítunk egy prezentációt, mindenre több választási lehetőséggel, majd újra a partnerrel való találkozáskor eldöntjük, hogy mit szeretne. Aztán a helyszínnel és az alvállalkozókkal való egyeztetés, fontos a rugalmasság, nem csak a részünkről, hanem mindenki részéről. Az előmunkálatok, ha időben elkezdjük, akkor simán mennek, de a rendezvény előtti hét mindig teljes napokat vesz igénybe, így nincs kifogás, se színház, se edzés csak a rendezvénynek szenteljük az időnket, ha ezt az ember nem veszi komolyan, vagy nem érti, hogy miért is fontos ez, akkor el kell hogy szomorítsam, nem neki való ez a szakma. A rendezvényen nagyon fontos, hogy először érkezzen a szervező és utoljára menjen el. Sokan kérdezik, hogy milyen volt a rendezvény, erre általában annyit tudok válaszolni, hogy minden rendben lement, minden problémát egyből megoldottunk és kiküszöböltünk, de hogy éppen ki mikor mit csinált a részvevők közül azt nem tudom. Én ilyenkor nem élvezhetem a rendezvényt maximum néha pár percet, de nekem az a legfontosabb, hogy a partnernek megfelelő legyen, ahogy elképzelte és megbeszéltük úgy történjen minden pillanat. A rendezvény végén, a résztvevőkön lehet látni, hogy hogyan érezték magukat, többnyire mindig elégedetten és boldogan távoznak, innen tudom, hogy minden rendben ment. El ne felejtsük, hogy a rendezvény lejártával még nincs vége, másnap nincs pihenés, a csapattal összeülünk és megbeszéljük a rendezvényt, mit és hogyan kell máshogy csinálni legközelebb, hogy a saját dolgunkat is megkönnyítsük, majd az is fontos, hogy a fotóstól egyből bekérni a kész képeket, amit az ügyfélnek továbbítunk. Neki is visszajelzés sokat számít, hogy a rendezvény után sincs megállás és nem felejtettük el, az állandó kapcsolattartást és a partnerrel való törődés mindig visszafizetődő, nem csak szó szerint.

Rengeteg dologról lehet írni ebben a témában, de tömören és még mindenki számára izgalmasan ennél tovább nem is húznám. Ugyanis lehet, hogy én élvezem és lelkesen tudok róla órákon át írni és beszélni, de van, akit nem köt le annyira, mint engem, bár ez szinte minden szakmával így van, ha valakinek a munkája a hobbija és örömmel végzi azt.